Confira as diferenças entre gestão de mudanças e gestão de projetos

A gestão de mudanças e a gestão de projetos são temas fundamentais em momentos de transformação organizacional. Provavelmente, você já deve ter percebido que há muita similaridade entre ambas. Na verdade, são duas áreas que não somente compartilham semelhanças, mas que também são fortes aliadas e devem ser implementadas em conjunto.

Considerando a necessidade de unir as abordagens da gestão de mudanças e gestão de projetos, escrevemos esse artigo para esclarecer as diferenças entre os dois tipos de gestão e como eles podem se complementam dentro da empresa. Mas, primeiramente, vamos entender melhor cada uma delas a seguir.

Gestão de projetos

Pense em como uma equipe tem metas mensais, trimestrais e anuais. Esses objetivos são alcançados cumprindo ações nos prazos e concluindo projetos. Dessa forma, a gestão de projetos é a aplicação dos conhecimentos, habilidades e recursos técnicos apropriados para a alcance de um objetivo pré-definido, de acordo com parâmetros específicos como por exemplo: tempo, custo, recursos disponíveis e qualidade.

Assim, como o nome sugere, a gestão de projetos é orientada à elaboração, planejamento e realização de um conjunto de atividades para alcançar determinado objetivo. Desta forma, a gestão de projetos é uma parte essencial da gestão de uma companhia e também da vida pessoal.

Benefícios da gestão de projetos:

Clareza e foco
Cumprimento de prazos
Controle sobre retorno do investimento
Aumento da produtividade
Gestão de riscos
Qualidade das entregas
Maximizar os recursos disponíveis

Gestão de mudanças

A gestão de mudanças, ou no inglês change management, se dedica a preparar, equipar e fornecer suporte adequado para que os indivíduos dentro da empresa adotem, da melhor maneira possível as mudanças exigidas pelo ambiente externo e interno.

Portanto, a gestão de mudanças parte do princípio básico de que toda mudança lida invariavelmente com pessoas afetadas pela transição que a empresa esteja passando. É importante salientar que isso vale para todo tipo de transformação significativa na empresa, seja de cunho estratégico para aumentar a eficiência operacional, uma mudança de sede ou alguma situação inesperada do mercado.

Deste modo, a gestão de mudanças atua principalmente na preparação interna, planejamento e gerenciamento dos processos relativos à mudança para que as transições aconteçam sem resistência ou mal-entendidos, que podem prejudicar o engajamento e até levar a conflitos no trabalho.

Benefícios da gestão de mudanças:

Reduzir riscos
Antecipar e gerenciar resistências
Preparar as pessoas
Aumentar a agilidade
Alinhar os objetivos com os resultados desejados

Diferenças entre gestão de mudanças e gestão de projetos

Como dito anteriormente, a gestão de mudanças e de projetos são complementares e se encontram em vários aspectos. Entretanto, trata-se de duas abordagens distintas que carregam definições, objetivos, abordagens e características próprias. Veja a seguir, cada uma delas:

Objetivo

A gestão de projetos se ocupa com uma solução ou projeto específico, da concepção inicial até sua realização. Assim, seu objetivo é assegurar que a solução em questão seja idealizada, desenvolvida e efetivamente concretizada.

Já a gestão de mudanças, como o nome propõe, é voltada para garantir que a solução em questão seja aceita, adotada e realmente aplicada individualmente pelas lideranças e colaboradores impactados pela mudança referente.

Foco

Essa é uma das características que deixam mais aparente e facilmente perceptível a diferenciação entre ambas. A gestão de projetos tem como foco de ação as atividades e processos necessários para a criação e implementação da solução associada à mudança em questão.

Por outro lado, a gestão de mudanças se ocupa majoritariamente com as pessoas envolvidas e influenciadas pela mudança. Portanto, o foco de todos os procedimentos ligados à gestão de mudanças são aqueles que devem se adaptar e engajar para adesão à mudança.

Metodologia

Apesar de existir diversos métodos e abordagens distintas para a gestão de mudanças e gestão de projetos, é possível sintetizar os processos ou passos executados, em cada uma delas, para melhor distingui-las.

Portanto, a gestão de mudanças é aplicada, de forma ampla, da seguinte forma:

Preparação para mudança;
Gerenciamento da mudança;
Consolidação da mudança.

Já no caso da gestão de projetos, existem os seguintes passos a serem seguidos:

Início;
Planejamento;
Execução;
Monitoramento e controle;
Conclusão.

É válido ressaltar que as etapas do processo de mudanças são cíclicas, enquanto a gestão de projetos geralmente segue uma trajetória linear, com início, meio e fim.

Assim, é fundamental observar como as habilidades de liderança são imprescindíveis para o andamento correto de cada etapa, tanto da gestão de mudanças quanto da gestão de projetos.

Caso contrário, ao negligenciar a importância de algum processo nessas etapas, o resultado obtido pode ser decepcionante, independentemente da gestão aplicada. Isso implica, em ambos os casos, que a metodologia é fundamental. Sem método e preparação, não se faz gestão de mudanças, muito menos gestão de projetos.

Ferramentas

Assim como o foco, as diferenças ficam claras, na abordagem, quando nos voltamos para as ferramentas e recursos utilizados tanto na gestão de mudanças quanto na gestão de projetos. Vejamos as ferramentas comumente usadas em gestões de mudanças:

Modelos individuais de mudanças;
Avaliações de receptividade;
Planos de comunicação;
Planos de treinamentos e coaching;
Mecanismos de reforço de mudanças.

Agora vejamos as ferramentas relativas às gestões de projetos:

Fluxogramas;
Gráficos de projetos;
Fluxo de trabalho;
Projeções de orçamentos;
Cronograma;
Alocações de recursos.

Complementaridade entre as gestões

A partir dos tópicos levantados, é fácil notar como apesar de muito semelhantes à distância, a gestão de mudanças e gestão de projetos têm muitas diferenças cruciais. Essa característica inclusive reforça o poder em usar ambas, de forma complementar.

Apesar de conceitualmente diferentes, ambas podem ser descritas com o objetivo de, em tempos de mudança, assegurar que a organização consiga sair de um estado atual para estado futuro, com sucesso.

Isso ocorre a partir da constatação de que a gestão de mudanças e gestão de projetos conseguem juntas provir requisitos diferentes, mas essenciais para a implementação de uma solução: o aspecto humano e o técnico, respectivamente.

Ambas, se ocupam em assegurar que as iniciativas ou projetos consigam ser entregues com os resultados desejados. Ainda que as gestões consigam ser aplicadas individualmente com sucesso, a abordagem mais eficiente é claramente a utilização harmônica das duas.

Conhecer as formas de aplicação e a diferença entre a gestão de mudanças e gestão de projetos é essencial para qualquer líder que deseja alcançar resultados superiores em sua empresa.

Agora que você já sabe como as duas áreas funcionam e se complementam, continue seus estudos baixando o ebook Liderança e Gestão de Projetos!

Lília Barbosa & Creoncedes Sampaio

Referências Bibliográficas:

https://blog.prosci.com/changemanagement-and-project-management-comparison

https://www.lucidchart.com/blog/project-change-management

https://www.prosci.com/resources/articles/integratingchange-management-and-project-management

https://www.projectmanager.com/software/usecases/change-management

https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-change-management-in-project-management/

https://www.clarizen.com/projectmanagement-vs-change-management-whats-the-difference/

https://thinkingportfolio.com/7-effectiveproject-change-management-tips/