Como dar feedback: saiba fazer isso de maneira efetiva

A cultura do feedback pode ajudar a alavancar os resultados dos colaboradores e empresas, aumentando consideravelmente sua performance. Esse era o assunto discutido por grandes especialistas empresariais em publicações da Harvard Business Review e analisados por nós da Cozex.

A ideia central dos textos defendia a ideia de que: incorporar a cultura do feedback nas empresas, além de ser uma prática cada vez mais comum no mundo corporativo, é também fundamental para o sucesso das organizações e o desenvolvimento dos colaboradores.

Outra questão abordada, era a dificuldade em dar feedbacks realmente construtivos e eficazes por parte da equipe gestora, o que poderia ser solucionado ao aplicar algumas práticas simples e objetivas. Falaremos mais sobre elas, neste artigo.

Boas práticas de feedback: quais são e como implementá-las?

Jean-François Manzoni, professor de Liderança e Desenvolvimento Organizacional do IMD International, disse no livro “The Set-Up-to-Fail Syndrome: How Good Managers Cause Great People to Fail points out”:

Todo mundo tem espaço para melhorias, neste trabalho ou no próximo, dentro do nosso conjunto atual de recursos ou em um conjunto mais amplo que provavelmente será útil no futuro.

É nesse contexto que manter uma cultura de feedback bem alinhada aos objetivos da empresa e ao desenvolvimento dos colaboradores, funciona da maneira mais efetiva. Para que isso seja possível, é preciso adotar algumas boas práticas em sua aplicação. São elas: descrição, atenção e ação.

Prática número 1: descrição

Sempre descreva comportamentos, não traços. Isso quer dizer que é melhor e mais eficiente focar nos comportamentos dos colaboradores, sejam eles bons ou ruins, que em seus traços individuais: físicos ou comportamentais.

Dessa forma, o colaborador tende a ser mais receptivo com as informações que estão sendo apresentadas e, consequentemente, mais propenso a realizar as alterações propostas.

Prática número 2: atenção

Não mencione o passado; concentre-se no que pode ser mudado no futuro. Ou seja, ficar falando apenas nos erros cometidos pelo colaborador não vai fazer com que ele entenda de fato onde errou.

No entanto, concentrar as atenções para o que pode ser mudado hoje e em um passo a passo estratégico para alterações futuras, podem garantir resultados muito mais eficazes.

Prática número 3: ação

Certifique-se de verificar o entendimento do que foi combinado e se o colaborador concordou realmente com as possíveis alterações em sua rotina de trabalho e ações a serem implementadas.

Essa é uma das etapas mais importantes pois, quando não há clareza nas objeções apresentadas e nas ações propostas, fica muito mais difícil ajustar os pontos falhos e medir o progresso das implementações.

Como dar feedback de maneira mais efetiva?

Para aproveitar ao máximo uma sessão de feedback, concentre a discussão em três níveis: o desempenho atual do colaborador, seu próximo objetivo a ser alcançado e suas aspirações futuras. Com esses três pilares fundamentais, é possível estabelecer uma comunicação mais assertiva e aberta para a recepção dos comentários e sugestões que serão feitos durante o processo.

Como dar feedback na prática?

Para que fique ainda mais claro, vamos exemplificar como funciona uma sessão de feedback passo a passo. Obviamente, existem inúmeras outras formas de realizar esse tipo de sessão, mas os princípios são os mesmos.

Inicie a conversa explicando que você cobrirá três níveis:

1. resumo e desempenho;
2. análise e objetivos;
3. planejamento e exemplos.

Em seguida, discorra sobre cada um deles, seguindo a ordem apresentada anteriormente.

Resumo e desempenho

Comece com um resumo do que será apresentado durante a conversa de forma breve e objetiva. Depois, expresse seu agradecimento pelo desempenho atual do colaborador de modo geral.

Muitos gestores cometem o erro de supor que seus colaboradores, especialmente os melhores, já sabem como estão se saindo. Isso nem sempre é verdade. Prefira iniciar suas sessões de feedback, especificando e valorizando o que cada colaborador fez de melhor no período avaliado.

É mais provável que o conselho seja bem-vindo se ele se basear nos comentários que reconhecem e comemoram o desempenho e que está claramente posicionado em ajudar o colaborador a continuar se desenvolvendo.

Sendo assim, o feedback construtivo é melhor recebido se for precedido por uma apreciação genuína pelo trabalho executado.

Análise e objetivos

Após essa primeira etapa, você poderá entrar em uma discussão sobre como esse colaborador pode alcançar o próximo nível de desempenho, seja um novo objetivo de vendas ou uma promoção. Aqui, é possível incluir algumas possibilidades do que pode ser um obstáculo na rotina do avaliado e quais as opções para superá-los.

Perceba como essa não precisa ser uma conversa negativa e como o foco no futuro faz toda a diferença para que a verdade existe um papel educativo e não repreensível.

Planejamento e exemplos

Cumpridas as duas etapas anteriores, se inicia a conclusão do feedback. Este é o momento propício para identificar objetivos e aspirações futuras.

Para isso, faça perguntas como: “Pelo que você quer ser conhecido e reconhecido?” ou “O que é mais importante para você?”. Isso lhe dará a chance de refletir sobre sua carreira e o que falta para que ele alcance esse objetivo.

Essa identificação e planejamento permitirão que o colaborador tenha mais clareza sobre aquilo que ele realmente almeja e também para que o gestor descubra como alinhar suas motivações com as da empresa.

Algumas pessoas têm um bom desempenho em qualquer contexto, mas as pessoas quase sempre têm um bom desempenho quando sua própria excelência está alinhada com a da organização em que trabalham.

Antes de encerrar uma sessão de feedback, é possível e indicado que o líder solicite também, um feedback sobre sua própria atuação. Para isso, algumas perguntas podem ser feitas: “Como posso continuar apoiando seu desenvolvimento?” ou “O que podemos fazer como organização para continuar melhorando e apoiando seu excelente trabalho?” Isso é importante porque mostra que líderes e colaboradores são aliados, além de ajudar a consolidar a conexão com a organização.

Qual a frequência ideal para os feedbacks?

A frequência é fundamental para sessões de feedback mais efetivas, embora não exista uma única opção de tempo entre uma sessão e outra. No entanto, podemos seguir a dica dos grandes gestores citados nos artigos da HBR, que é: quanto maior o desempenho, mais frequentemente você deve fornecer feedback.

Não espere pelo tempo das sessões fixadas pela empresa. Realizem novas conversas sempre que necessário. Colaboradores, equipes, lideranças e empresas, de modo geral, dependem dos melhores desempenhos para o sucesso de seus projetos.

Essa foi uma apresentação bem objetiva de como dar feedback de forma mais efetiva e com foco nos melhores resultados tanto para colaboradores quanto para a empresa.

E se você gostou deste artigo, pode se interessar também por outro no qual apresentamos o Squad: entenda o que é esse modelo e porque está em alta.

Lília Barbosa & Creoncedes Sampaio

liliabarbosa@cozex.com.br/sampaio@cozex.com.br

Referências bibliográficas

https://hbr.org/2009/12/giving-a-high-performer-produc

https://hbr.org/2002/09/a-better-way-to-deliver-bad-news

https://www.cozex.com.br/qual-o-líder-que-você-precisa/

Manzoni, Jean-François, The Set-Up-to-Fail Syndrome: How Good Managers Cause Great People to Fail points out.